ビジネス全般

【メール術】感じ良く効率的にメール処理するマイルール(メールテンプレート付き)

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こんにちは、やすです。

今回は、ビジネスメールを感じ良く効率的に書くためのポイントをまとめました!

メール

メール処理するタイミングは3回と決める

メール処理のタイミングは、下記に決めてしまいましょう!

早朝「8:30~9:00」、昼「13:00~13:30」、夕方「17:30~18:00」

時間があれば常にメールボックスを確認する、というのをやめると自分の時間ができます。これは意識的にやらないとできないです。

後回しにされるメールの特徴

「何を言っているのか(言いたいのか)よくわからない」「長文ですごく面倒くさい内容」は後回しにされます。

【社内向け】メールテンプレート

全般的なテンプレート

基本形は下記です。

<①相手の名前>さん

お疲れ様です、<②(部署やチーム名)名字>です。

<はじめての人>
突然のメールにて失礼致します。
初めてご連絡致します。

<③概要>について、ご連絡致しました。

<④詳細(いろいなバリエーション)>

<⑤結び>
以上、よろしくお願い致します。

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<⑥署名>

日程変更(期日変更)メール

なにかしらの予定や期日を変更したい場合。

●●さん

お疲れ様です、●●です。

●●の日程変更(or期日変更)を相談したく、ご連絡いたしました。

●●●●のため、●/●の対応が難しく、
恐縮ですが日程(or期日)を下記に変更させていただけないでしょうか。

■変更前
 ●/●(●) ●●:●●

■変更後
 ●/●(●) ●●:●●

お手数をおかけしますが、ご確認の程よろしくお願いします。

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署名

情報共有

情報共有の場合。

宛先各位

お疲れ様です、●●です。

●●について、情報共有です。

●●●●ですので、ご認識の程よろしくお願いします。

以上、よろしくお願い致します。

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署名

依頼

依頼メールの場合。

●●さん

お疲れ様です、●●です。

●●についてお願いしたく、ご連絡致しました。

●●●●していただけますでしょうか。
●●●●ご対応(ご確認)いただけますでしょうか。
●●●●するようお願い致します。
●●●●ご対応お願い致します。

お忙しいところ恐縮ですが、
●●までにご確認いただけますと幸いです。

ご不明な点などございましたら、ご連絡いただけますと幸いです。
以上、よろしくお願い致します。

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<⑥署名>

催促

催促の場合

●●さん

お疲れ様です、●●です。

本件、状況いかがでしょうか。
ご多用とは存じますが、現在の状況をご連絡いただければ幸いです。

以上、よろしくお願い致します。

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署名

催促メールを送る場合は、文面とタイミングに注意が必要です。
メールを送ってから丸1日は待ちましょう。どれだけ急いでいるかにもよりますが、丸1日たって何の反応もなければ催促してもOKです。

お礼

やり取りのラリーでのお礼の場合。

●●さん

お疲れ様です、●●です。

●●について、ありがとうございました。

●●●●で、とても助かりました。

今後とも、よろしくお願いいたします。

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署名

謝罪

謝罪の場合。

●●さん

お疲れ様です、●●です。

●●について、ご心配をおかけして申し訳ございません。



以上、よろしくお願い致します。

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署名

お断り

お断りの場合。

●●さん

お疲れ様です、●●です。

申し訳ございませんが、●●については、致しかねます。

以上、よろしくお願い致します。

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署名

断る際も注意が必要。「~できません」という表現はキツイので、クッション言葉なども使いながら「~致しかねます」などの表現で断る。

【社外向け】メールテンプレート

社外向けのメールのポイントは、基本構成は同じでよくて、丁寧さと気遣いを社内メールよりプラスするイメージで良いと思います。

まとめ

今回は、メールを感じ良く効率的に処理する方法をご紹介しました。

ではまた、バイバーイ♪