こんにちは、やすです。
今回は、ビジネスメールを感じ良く効率的に書くためのポイントをまとめました!
目次
メール
メール処理するタイミングは3回と決める
メール処理のタイミングは、下記に決めてしまいましょう!
早朝「8:30~9:00」、昼「13:00~13:30」、夕方「17:30~18:00」。
時間があれば常にメールボックスを確認する、というのをやめると自分の時間ができます。これは意識的にやらないとできないです。
後回しにされるメールの特徴
「何を言っているのか(言いたいのか)よくわからない」「長文ですごく面倒くさい内容」は後回しにされます。
【社内向け】メールテンプレート
全般的なテンプレート
基本形は下記です。
<①相手の名前>さん
お疲れ様です、<②(部署やチーム名)名字>です。
<はじめての人>
突然のメールにて失礼致します。
初めてご連絡致します。
<③概要>について、ご連絡致しました。
<④詳細(いろいなバリエーション)>
<⑤結び>
以上、よろしくお願い致します。
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<⑥署名>
日程変更(期日変更)メール
なにかしらの予定や期日を変更したい場合。
●●さん
お疲れ様です、●●です。
●●の日程変更(or期日変更)を相談したく、ご連絡いたしました。
●●●●のため、●/●の対応が難しく、
恐縮ですが日程(or期日)を下記に変更させていただけないでしょうか。
■変更前
●/●(●) ●●:●●
■変更後
●/●(●) ●●:●●
お手数をおかけしますが、ご確認の程よろしくお願いします。
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署名
情報共有
情報共有の場合。
宛先各位
お疲れ様です、●●です。
●●について、情報共有です。
●●●●ですので、ご認識の程よろしくお願いします。
以上、よろしくお願い致します。
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署名
依頼
依頼メールの場合。
●●さん
お疲れ様です、●●です。
●●についてお願いしたく、ご連絡致しました。
●●●●していただけますでしょうか。
●●●●ご対応(ご確認)いただけますでしょうか。
●●●●するようお願い致します。
●●●●ご対応お願い致します。
お忙しいところ恐縮ですが、
●●までにご確認いただけますと幸いです。
ご不明な点などございましたら、ご連絡いただけますと幸いです。
以上、よろしくお願い致します。
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<⑥署名>
催促
催促の場合
●●さん
お疲れ様です、●●です。
本件、状況いかがでしょうか。
ご多用とは存じますが、現在の状況をご連絡いただければ幸いです。
以上、よろしくお願い致します。
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署名
お礼
やり取りのラリーでのお礼の場合。
●●さん
お疲れ様です、●●です。
●●について、ありがとうございました。
●●●●で、とても助かりました。
今後とも、よろしくお願いいたします。
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署名
謝罪
謝罪の場合。
●●さん
お疲れ様です、●●です。
●●について、ご心配をおかけして申し訳ございません。
以上、よろしくお願い致します。
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署名
お断り
お断りの場合。
●●さん
お疲れ様です、●●です。
申し訳ございませんが、●●については、致しかねます。
以上、よろしくお願い致します。
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署名
【社外向け】メールテンプレート
社外向けのメールのポイントは、基本構成は同じでよくて、丁寧さと気遣いを社内メールよりプラスするイメージで良いと思います。
まとめ
今回は、メールを感じ良く効率的に処理する方法をご紹介しました。
ではまた、バイバーイ♪