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メールの処理速度を上げるルール

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この記事では、メールのルールについて紹介します。

メールを開くタイミングは3回だけ

OutlookやGmailなどを1日中開きっぱなしにして、メールが来るたびに受信トレイを見に行っていませんか?これをすると、作業が途中で中断したり、メールの内容が気になったりして、注意が散漫になります。
思い切って出社直後の30分、お昼休憩終わりの30分、夕方退社前2時間前の30分に絞ります。
8:30〜9:00、13:00〜13:30、16:00〜16:30の3回でしょうか。

「〜させていただきます」禁止

メールでよく見る表現に「〜させていただきます」があります。こうゆうまどろっこしい表現が多い文章は丁寧なんだけれども、わかりにくい!
シンプルに「〜いたします」にしましょう。

メールは1往復半で終わらせる

メールは、1往復半で終わらせることを意識します。
たとえば、日程の調整であれば候補日を1つで質問を投げるのではなく、複数日でメールします。これば他の内容でも同じです。